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Se genera vía sistema un informe de reservaciones semanales y asigna los vehículos según el usuario y tipo de requerimiento (Destinos, distancia por recorrer, tipo de caminos, otros). Se prioriza el uso de los vehículos según parámetros establecidos previamente (área y puesto solicitante, naturaleza del proyecto, otros). En caso de que no se apruebe una solicitud debido a la falta de equipo u otra justificación técnica, se remite al usuario la notificación correspondiente, y se solicita reprogramación de la reservación inicial. Se confecciona, vía sistema, la autorización de salida del vehículo. La autorización contiene los datos e información relacionados con el requerimiento (activo asignado, usuario solicitante, aprobación por parte de la jefatura, destino, plazo, otros). Las autorizaciones de salida se consolidan semanalmente y se remite resumen a la dependencia solicitante y encargado de seguridad del parqueo. Al usuario solicitante se le remite la autorización de salida individual. El funcionario(a) solicitante de ingresa al sistema de reservación de vehículo los datos e información del requerimiento, esto es: período de tiempo para el cual requerirá el activo, hora de salida, hora de entrada, ruta de la gira o destino único, tipo de vía (rural o urbana), personal a transportar, proyecto o justificación técnica. Una vez que se registra la solictud se remite automáticamente a la jefatura para su aprobación final; si la misma da visto bueno se genera informe de reservaciones (FSG-020-010); caso contrario se libera la reservación no confirmada (FSG-020-020) La no aprobación por parte de la jefatura libera automáticamente en el sistema el espacio reservado previamente. La jefatura tendrá un período limitado de tiempo para aprobar o no la solicitud; una vez finalizado el mismo el espacio se habilitará automáticamente con la finalidad de mantener espacio espacio disponible ante otros potenciales requerimientos. El usuario solicitante se presenta al estacionamiento y junto con el personal de servicios generales llevan a cabo una revisión interna y externa del vehículo para confirmar el estado del activo, se documenta cualquier anomalía que sea identificada, se ingresa al sistema (reservación del activo) y se retira el vehículo. Si durante el uso del activo se presenta un accidente de tránsito se llevan a cabo los trámites correspondientes (FSG-020-060); caso contrario se gestiona el ingreso y entrega del vehículo por parte del funcionario(a) (FSG-020-070). Se registra el ingreso del vehículo; esto implica una revisión de entrada por parte del usuario solicitante y el responsable para tal efecto de Servicios Generales. Se realiza una verificación interna y externa del vehículo para identificar potenciales diferencias con respecto a la inspección inicial. Adicionalmente se revisan otras condiciones como por ejemplo el kilometraje, nivel de combustible, entre otros aspectos. Si se identifican daños al vehículo se verifican e ingresa el caso en el sistema (expediente digital de la reservación) (FSG-020-100); caso contrario se registra el ingreso del vehículo (FSG-020-080) Se verifica y documenta el o los daños y realiza la apertura de un expediente administrativo digital. Se registra en sistema los hallazgos y se remiten a las partes interesadas (jefatura de Servicios Generales y dependencia solicitante, Dirección Ejecutiva) Una vez que se aprueba el ingreso del vehículo se registra el trámite en el sistema. El trámite se remite automáticamente al área de Servicios Generales y a la dependencia solicitante (jefatura) con la finalidad de notificar el cierre de la solicitud. Si aplica el funcionario solicitante ingresa la factura de combustible en el sistema con el número de identificación correspondiente, ya sea una solicitud de viáticos o la liquidación de los mismos. La misma se remite para aprobación de la jefatura de Servicios Generales y prosigue con el trámite adminsitrativo correspodiente. Se analiza el caso y se convoca al funcionario(a) para conocer detalles adicionales del percance. Se conocen y analizan las razones que suscitaron el daño, se emite criterio técnico y se elabora una recomendación del caso. Finalmente se elabora un acta que contiene el detalle del caso y resolución final. Una vez que se definen las medidas administrativas que aplican, se remiten a Talento Humano para que realice la gestión de las mismas.

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